Ogólne zasady wykonywania tłumaczeń ustnych

Wszystkie poniższe warunki współpracy mają na celu zapewnienie Państwu usługi najwyższej jakości. Dlatego też wprowadziliśmy kilka zasad regulujących pracę naszego biura i naszych tłumaczy:

1. Zamawiający zamawia usługę tłumaczenia telefonicznie, mailowo lub wysyłając fax.
2. PFF jest zobowiązane ustalić z Zamawiającym termin i koszt wykonania tłumaczenia ustnego w formie pisemnej, przesłanej klientowi pocztą elektroniczną lub faksem, na wskazany przez Zamawiającego adres lub numer.
3. Zamawiający zawsze potwierdza zamówienie drogą pisemną (poczta elektroniczna lub faks).
4. Wykonawca i jego Tłumacz są zobowiązani do wykonania zleconej im pracy zgodnie ze swą najlepszą wiedzą i sumiennością. Tłumacz swym wyglądem i zachowaniem nie powinni przynosić ujmy dobremu imieniu Tłumacza.
5. Tłumaczenia ustne sprzedawane są w blokach, najmniejszy blok to 4 hr.
6. Wszystkie przerwy dla uczestników konferencji, a tym samym dla Tłumacza, są w rozliczeniu traktowane jako czas jego pracy na konferencji. W przypadku całodniowych zleceń Tłumaczowi przysługuje co najmniej jednogodzinna przerwa na posiłek.
7. W przypadku tłumaczeń symultanicznych każda kabina musi mieć co najmniej dwuosobową obsadę. W wypadku konferencji o wysokim stopniu trudności lub wymagających obecności tłumacza powyżej 8 godzin należy zwiększyć skład zespołu do 3 tłumaczy.
8. Tłumaczenie konsekutywne trwające do 3 godzin może wykonywać jeden Tłumacz. Tłumaczenie konsekutywne trwające ponad 3 godziny wykonuje dwóch Tłumaczy.
9. Za tłumaczenie w dni ustawowo wolne od pracy oraz w porze nocnej (w godz. 22:00-6:00) wynagrodzenie zwiększa się o co najmniej 50 procent stawki ustalonej z Zamawiającym.
10. Zamawiający rezerwuje Tłumacza na wskazany przez siebie termin i jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za zarezerwowaną liczbę godzin, nawet jeśli Zamawiający lub jego Przedstawiciel zdecyduje się zwolnić Tłumacza ze stanowiska pracy wcześniej, przed wskazanym przez siebie terminem zakończenia tłumaczenia.
11. Tłumacz zostaje zwolniony z wykonywania obowiązków przez Zamawiającego lub jego Przedstawiciela wskazanego przed rozpoczęciem imprezy. Informacja na temat Przedstawiciela Zamawiającego będzie przekazana Wykonawcy odpowiednio wcześniej tak, aby Wykonawca mógł pozostawać w stałym kontakcie z Zamawiającym lub jego Przedstawicielem. Jeśli Tłumacz nie uzyska informacji o zwolnieniu z wykonywania obowiązków przez Zamawiającego lub jego Przedstawiciela opuszcza stanowisko pracy o ustalonej w zamówieniu godzinie zakończenia tłumaczenia.
12. Tłumacz jest zarezerwowany przez Zamawiającego w wyznaczonych przez niego godzinach, jeśli jednak zaistnieje potrzeba, żeby tłumaczył on dłużej, a jego grafik pozwala mu na pozostanie w miejscu tłumaczenia, kontynuuje on tłumaczenie i należność za to jest rozliczana godzinowo. Tłumacz pozostaje w pracy na prośbę Zamawiającego lub jego Przedstawiciela.
13. Tłumacz stawi się na miejscu tłumaczenia o czasie wskazanym przez Zamawiającego lub jego Przedstawiciela. Jeśli czas stawienia się na imprezę nie zostanie określony przez Zamawiającego lub jego Przedstawiciela, Tłumacz pojawi się na miejscu 15 min wcześniej, zgodnie z przyjętymi dobrymi praktykami w zakresie tłumaczenia konferencyjnego.
14. Wykonawca musi być poinformowany o wszelkich ustaleniach Zamawiającego dokonanych bezpośrednio z Tłumaczem tak, aby mógł w pełni odpowiedzialnie sprawować nad nim kontrolę. Jeżeli Wykonawca nie zostanie poinformowany wcześniej o konkretnych ustaleniach dotyczących pracy i czasu pracy zawartych między Zamawiającym lub jego Przedstawicielem z Tłumaczem, nie będzie za ww. ustalenia odpowiadał.
15. Organizator zobowiązany jest do dostarczenia kompletu materiałów umożliwiającego przygotowanie się do pracy (program zajęć, lista uczestników, porządek obrad, sprawozdania, referaty, prezentacje wnioski, materiały pomocnicze – w zależności od typu spotkania) na dwa dni przed rozpoczęciem tłumaczenia.
16. W przypadku niedostarczenia kompletu materiałów umożliwiającego przygotowanie się do pracy na dwa dni przed imprezą, Wykonawca nie odpowiada za jakość wykonanego tłumaczenia symultanicznego związanego z materiałami, które nie zostały dostarczone.
17. Jakakolwiek zmiana w zakresie trybu tłumaczenia (np. symultaniczne /w tym szeptane/ zamiast konsekutywnego) nie może być dokonana bez porozumienia Zamawiającego z Wykonawcą.
18. Ustawienie kabin musi zapewnić Tłumaczowi optymalną widoczność sali, mówców oraz wyświetlanych materiałów. Kabiny i aparatura do tłumaczenia symultanicznego powinny być zgodne z normami ISO 2306 lub ISO 4043. Przed rozpoczęciem konferencji Tłumacz powinien się zapoznać z obsługą sprzętu, na którym pracuje. Tłumacz ma prawo odmówić tłumaczenia, jeżeli nie są zapewnione prawidłowe warunki wykonywania tłumaczenia (np. odpowiednia jakość dźwięku).
19. Jeśli Zamawiający ma zastrzeżenia co do jakości lub sposobu wykonywanych tłumaczeń jest proszony o niezwłoczne poinformowanie Wykonawcy o zaistniałej sytuacji w trakcie trwania tłumaczenia w celu zweryfikowania poziomu usługi przez Wykonawcę.
20. Wykonawca zobowiązuje się do telefonicznego lub osobistego sprawdzenia zgłoszonego problemu i ustalenia z Zamawiającym jego rozwiązania. Wszelkie spory  i nieporozumienia zostaną wyjaśnione w drodze negocjacji między stronami, w przyjaznych stosunkach i przy dążeniu do ich wyeliminowania.
21. Anulowanie zamówienia musi być wykonane w formie pisemnej i doręczone do Biura PFF osobiście, przesyłką kurierską, pocztą elektroniczną lub faksem w dniach od pn-pt w godzinach 10.00-18.00.
22. Zamawiający ma prawo odwołać usługę bez konieczności uiszczania opłaty wcześniej niż 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia tłumaczenia.
23. Jeśli Zamawiający odwołuje usługę na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia tłumaczenia, obowiązany jest do uiszczenia opłaty w wysokości 50% wynagrodzenia za anulowane zamówienie lub za anulowaną część zamówienia.
24. Jeśli Zamawiający odwołuje usługę na 2 dni robocze przed dniem rozpoczęcia tłumaczenia lub później, zobowiązany jest do uiszczenia 100% wynagrodzenia za anulowane zamówienie lub za anulowaną część zamówienia.
25. Wykonawca wystawia fakturę w dniu ukończenia zlecenia.

Regulamin obowiązuje od dnia 1.01.2009